Phân công công việc là một quá trình quan trọng trong môi trường làm việc tại nhà máy, nhằm đảm bảo việc đáp ứng các mục tiêu đã đề ra, đồng thời, giúp mỗi cá nhân hiểu rõ, thực hiện đúng vai trò & trách nhiệm của mình. Phân công công việc bao gồm xác định nhiệm vụ cụ thể của các phòng/ban, tổ, nhóm nhân viên và giao tới từng cá nhân. Trong đó, tính công bằng hiệu quả cần một quy trình phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân với nhau, cá nhân và quy trình, v.v… Những sự phối hợp này thường tồn tại vấn đề, đồng thời, có các giải pháp xử lý hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ về thực trạng và gợi ý tối ưu trong việc phân công nhiệm vụ tại nhà máy.
- Thiếu sự công bằng trong phân chia là một điều dễ thấy tại môi trường làm việc với nhịp độ cao, số lượng lao động tham gia lớn. Có thể xảy ra tình trạng một số công nhân phải đảm nhận quá nhiều nhiệm vụ trong khi số khác lại ít bận rộn hơn. Để khắc phục điều này, việc phân bổ sản phẩm theo đầu người là cách được nhiều nhà máy áp dụng nhằm đảm bảo không ai nhận nhiều việc hơn và tính trách nhiệm cho việc được giao.
- Thiếu sự đồng nhất và rõ ràng trong quy trình phân công. Việc xây dựng một quy trình phân công hợp lý sẽ đảm bảo người nhận thông tin không hiểu lầm về số lượng công việc được giao của mình và của nhóm. Sự thiếu rõ ràng có thể gây mất thời gian trong tiếp nhận, khiếu nại từ đó gây ức chế tạo ra ra hiệu suất công việc thấp.
- Thiếu kế hoạch và quản lý sau khi công việc được giao đi. Trong môi trường phức tạp như nhà máy việc theo sát kế hoạch là điều cần chú trọng. Chỉ cần chệch một nhịp, kpis bị thiếu hay công đoạn nào làm chưa đúng dẫn đến toàn bộ dây chuyền làm việc thiếu hiệu quả. Việc xây dựng các cơ chế giám sát cho từng nhóm, đội là điều cần ưu tiên.
- Thiếu đánh giá đúng và phản hồi có chất lượng cho những công việc được giao. Quá trình đánh giá và phản hồi định kỳ về hiệu suất công việc giúp người lao động, các phòng ban biết được tiến độ sản xuất, hiệu quả đang diễn ra như thế nào. Đặc biệt, người lao động là các mắt xích trong chuỗi lớn sẽ biết được bức tranh toàn cảnh ra sao và bản thân họ đang làm tốt việc của mình hay không.
- Thiếu sự linh hoạt trong phân công công việc có thể dẫn đến khủng hoảng ở đầu ra. Điển hình các bối cảnh bất ngờ như đại dịch Covid 19 đã khiến cho nhiều nhà máy điêu đứng vì thiếu sự linh hoạt trong điều hành cũng như đưa ra các giải pháp kịp thời. Lúc này, phân công công việc kiểu truyền thống mà trong đó con người là lực lượng lao động chính đã không còn phù hợp. Sự linh hoạt cần cân nhắc lúc này là việc áp dụng các yếu tố công nghệ phù hợp với thực tế nhà máy đó.
Đứng trước thực trạng này, các biện pháp tối ưu sẽ giúp khắc phục và thay đổi những tồn tại trong phân công công việc.
- Xây dựng quy trình phân công công việc rõ ràng, công bằng và đồng nhất.
- Đánh giá kỹ năng và khả năng của từng nhóm nhân viên để tạo động lực cũng như nhóm công việc phù hợp.
- Xác định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân trong nhóm.
- Thiết lập kế hoạch và cơ chế giám sát công việc để đảm bảo tiến độ và chất lượng của tổ/đội/nhóm đó.
- Đánh giá và cung cấp phản hồi định kỳ để đảm bảo sự cải thiện liên tục trong quá trình phân công công việc.
Phân công công việc đúng giúp đảm bảo năng suất trong guồng quay sản xuất tại nhà máy. Công việc này cũng đòi hỏi sự quan sát, đánh giá và điều chỉnh thường xuyên cho phù hợp với thực tế diễn ra.
