Áp lực tính toán công, tiền lương hàng tháng đối với các doanh nghiệp có số lượng công nhân viên lớn thường đổ dồn lên bộ phận HR, kế toán. Ngoài số lượng lớn, phương thức thường dùng để tính toán như bảng Excel cũng ẩn chứa những hạn chế lớn. Những hạn chế đó là gì? Và làm cách nào để khắc phục nhằm xử lý công, tính tiền lương hiệu quả? Bài viết này sẽ chia sẻ những phương án giải quyết hiệu quả.
Những khó khăn của nhân sự trong việc tính lương bằng Excel
- Tiêu tốn nhiều thời gian và công sức để thiết lập bảng tính công
Các bảng tính trong Excel thường rất đơn giản và không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp. Do đó, nhân sự cần phải thiết lập một bảng tính lương phù hợp, đôi khi cần phải thêm hoặc thay đổi thông tin trên bảng tính và thậm chí lập trình. Với các doanh nghiệp nhỏ, vấn đề này có thể không đáng kể. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp vừa và lớn với số lượng nhân viên đông (từ hàng trăm người), cần thực hiện nhiều phương pháp tính lương và quản lý nhiều ca kíp làm việc khác nhau. Do đó, việc sử dụng Excel sẽ là một thách thức lớn cho doanh nghiệp bởi quản lý sẽ mất thời gian và công sức hơn để thiết lập lại bảng tính công sao cho phù hợp.
Việc thiết lập và nhập liệu bảng tính công thường tạo cảm giác chán chường và uể oải cho nhân viên.
Hơn nữa, quản lý tiền lương bằng Excel đòi hỏi sự can thiệp đầy đủ của con người, từ việc nhập, tìm kiếm, chỉnh sửa, đến việc sao chép dữ liệu, tất cả đều phải thực hiện thủ công. Vì vậy, nhân sự sẽ phải mất hàng giờ đồng hồ để hoàn thiện bảng tính lương hàng tháng. Với cường độ công việc lặp lại như vậy không chỉ ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần mà còn tác động tiêu cực tới động lực làm việc của nhân viên.
- Rủi ro mất dữ liệu
Thực tế, file Excel có chế độ bảo mật thấp, vì thế những giá trị dữ liệu trong file rất dễ bị mất hoặc bị hỏng nếu không được sao lưu định kỳ và bảo vệ đúng cách. Trong trường hợp, người quản lý bị mất tài khoản Drive dẫn tới khả năng rò rỉ thông tin cá nhân của nhân viên ra ngoài như tên, địa chỉ, số điện thoại và số CMND, gây thiệt hại cho không chỉ cho cá nhân mà còn cả doanh nghiệp.
Nguy cơ mất dữ liệu và thông tin cá nhân khi sử dụng Excel để tính công
Ngoài ra, trong trường hợp có nhiều nhân viên đang dùng chung một biểu mẫu trực tuyến. Nếu một ai đó bấm nhầm thao tác thì có thể làm hỏng hoặc mất toàn bộ dữ liệu trên file Excel, vì thế việc kiểm soát là rất khó khăn.
- Dễ gặp sai sót khi nhập, xuất dữ liệu
Như đã đề cập trước đó, mọi thao tác của nhân viên trên biểu mẫu Excel đều phải thực hiện bằng cách thủ công toàn bộ. Bên cạnh đó, Excel cũng không hỗ trợ việc tự động hóa các công thức tính lương cho nhân viên. Điều này đồng nghĩa với việc nhân sự cũng cần phải thủ công nhập liệu và tính lương cho nhân viên, gây ra rất nhiều khó khăn và không thể tránh khỏi những sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình báo cáo cũng như hiệu quả công việc.
>> Tham khảo thêm: Cuộc chiến xử lý dữ liệu chấm công Hệ thống chấm công truyền thống và aiTimelog
Giải pháp cho nhân sự trong việc tính lương thời 4.0
aiTimelog – Nền tảng chấm công thông minh
Với bộ phận nhân sự làm công tác quản lý tiền lương thì tạo file quản lý bằng Excel từ lâu đã trở thành một thói quen. Thế nhưng, cùng với sự tiến bộ của công nghệ thì Excel không còn là lựa chọn duy nhất. aiTimelog– Nền tảng chấm công thông minh tích hợp tính công , cực kỳ tiện dụng cho bạn khi chỉ cần thiết lập 1 lần và nhận kết quả báo cáo vào cuối tháng.
Tính năng chấm công tự động của nền tảng aiTimelog
aiTimelog cung cấp khả năng tính công tự động hóa trực tiếp trên nền tảng. Toàn bộ quá trình tính công và giờ làm việc được thực hiện ngay trên phần mềm, cung cấp thông tin chi tiết về ca làm việc, thời gian bắt đầu và kết thúc. Bằng cách này, aiTimelog giải quyết mọi thách thức mà nhân sự đang gặp phải khi sử dụng tính lương bằng Excel đó là: tốn thời gian và nguồn lực, mất dữ liệu và rủi ro sai sót khi nhập liệu thủ công.
| Vấn đề của khách hàng | Giải pháp của aiTimelog |
| Tốn thời gian và nguồn lực | Tiết kiệm thời gian và nguồn lực Quá trình tự động hóa của nền tảng aiTimelog giúp nhân viên giảm bớt gánh nặng về việc nhập liệu thủ công và xử lý các công thức phức tạp. |
| Rủi ro mất dữ liệu | Bảo đảm bảo mật thông tinaiTimelog thực hiện tính công trực tiếp trên nền tảng, đảm bảo sự an toàn tuyệt đối và ngăn chặn mọi khả năng rò rỉ dữ liệu. |
| Khả năng sai sót khi nhập liệu thủ công | Tăng cường độ chính xácaiTimelog sẽ tự động xử lý tính công dựa trên thông tin giờ ra và vào của nhân viên mà không cần đến bất cứ sự can thiệp của nhân viên. Nền tảng hiển thị đầy đủ thông tin chi tiết về tổng công, tổng giờ làm việc và tên ca làm việc của mỗi nhân viên. |
IBOM.HR – phần mềm quản lý chấm công tính lương
IBOM có tính năng đánh giá hiệu quả năng suất lao động của nhân viên, là cơ sở để xây dựng chính sách lương thưởng cho từng nhân viên. Ngoài ra, IBOM linh hoạt trong việc xây dựng công thức tính lương, thưởng nên sẽ dễ dàng cập nhật thông tin và thay công thức tính lương để đảm bảo sự công bằng cho mọi thành viên.
- IBOM có khả năng tập hợp các máy chấm công tại nhiều địa điểm về chung một nguồn dữ liệu tổng thể để thuận tiện trong khâu quản lý và tính công chuẩn cho toàn bộ nhân viên.
- Hỗ trợ có thể xây dựng nhiều bảng tính lương khác nhau trong cùng 1 cơ quan.
FTSHRM – Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương
FTSHRM đã tích hợp các tính năng tiện ích để hỗ trợ khách hàng trong việc quản lý tiền lương một cách hiệu quả nhất bao gồm:
- Cho phép người dùng tự định nghĩa các tham số, thiết lập công thức, nhập các hệ số, mức lương, mức thưởng…Do đó giúp cho người sử dụng có thể hoàn toàn chủ động và linh hoạt khi sử dụng.
- Tính toán chi tiết các loại lương trong danh mục loại lương như: Lương thời gian, lương sản phẩm, lương làm thêm giờ, phụ cấp các loại…
- Phần mềm cung cấp các chức năng tiện ích: Làm lệnh chuyển khoản, gửi phiếu lương qua email, in phiếu lương cho người lao động.
Kết luận
Xây dựng bảng công, tính lương luôn là một trong những nghiệp vụ quan trọng, phức tạp và có ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
>> Tham khảo thêm: aiTimelog – Nền tảng chấm công thông minh với những lợi ích vượt trội
Nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản trị nhân sự, COMIT tiên phong trong việc cung cấp nền tảng chấm công thông minh bằng nhận diện khuôn mặt ứng dụng công nghệ Trí tuệ nhân tạo – aiTimelog. Đây là một giải pháp hoàn toàn mới cho doanh nghiệp với những chức năng nổi trội vượt bậc giải quyết được hầu hết các bài toán khó mà các công nghệ chấm công truyền thống đang gặp phải như gian lận chấm công,ùn tắc vào giờ cao điểm, tốn kém chi phí vận hành…. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo đường hotline để nhận tư vấn từ đội ngũ COMIT để có những trải nghiệm tốt nhất về sản phẩm và dịch vụ!
Hãy chia sẻ suy nghĩ và đánh giá của bạn dưới phần bình luận. Chúng tôi rất mong nhận được mọi ý kiến đóng góp của quý khách nhằm góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ của chúng tôi!
