aiTimelog® tiên phong kiến tạo xu hướng chấm công thông minh

Chính sách bảo mật này quy định cách Công ty CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỄN THÔNG – TIN HỌC (“chúng tôi”) thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân của người dùng khi sử dụng aiTimelog – ứng dụng AI nhận diện khuôn mặt phục vụ chấm công cho doanh nghiệp (“Ứng dụng”).

Chính sách này được xây dựng phù hợp với pháp luật Việt Nam, bao gồm nhưng không giới hạn ở Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Luật An ninh mạng và các quy định pháp luật liên quan.

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng cho:

– Doanh nghiệp là khách hàng sử dụng aiTimelog (“Khách hàng”)

– Người lao động/công nhân của Khách hàng được chấm công thông qua Ứng dụng (“Người dùng cuối”)

2. Dữ liệu cá nhân được thu thập

2.1. Dữ liệu do Khách hàng hoặc Người dùng cuối cung cấp

• Họ và tên.

• Mã nhân viên.

• Hình ảnh khuôn mặt dùng cho mục đích nhận diện chấm công.

• Thông tin ca làm việc, thời gian vào/ra.

• Đơn vị/nhà máy/phân xưởng.

2.2. Dữ liệu thu thập tự động

• Địa chỉ IP

• Thời gian, thiết bị chấm công

• Nhật ký truy cập hệ thống (log)

• Thông tin kỹ thuật phục vụ vận hành và an ninh hệ thống

2.3. Dữ liệu nhạy cảm

Căn cứ Nghị định 356/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2026, Theo đó, hình ảnh khuôn mặt được coi là dữ liệu sinh trắc học, thuộc phần dữ liệu nhạy cảm. Việc thu thập và xử lý dữ liệu nhạy cảm này được thông báo trước về tính chất nhạy cảm và có sự đồng ý tách biệt bằng văn bản từ Người dùng cuối bằng hình thức văn bản.

3. Mục đích xử lý dữ liệu

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân nhằm các mục đích sau:

– Nhận diện khuôn mặt để thực hiện chấm công.

– Ghi nhận và quản lý thời gian làm việc của người lao động.

– Cung cấp báo cáo, thống kê cho Khách hàng.

– Đảm bảo an ninh, an toàn và phòng chống gian lận chấm công.

– Hỗ trợ kỹ thuật và vận hành hệ thống.

– Thực hiện nghĩa vụ pháp lý theo quy định Khoản 3 Điều 10 Nghị định 356/2025/NĐ-CP có quy định Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân có trách nhiệm thông báo cho chủ thể dữ liệu về việc xử lý dữ liệu cá nhân tự động, giải thích nguyên tắc hoạt động của thuật toán và ảnh hưởng đối với quyền và lợi ích hợp pháp của chủ thể dữ liệu; đưa ra các lựa chọn để chủ thể dữ liệu có quyền không tham gia.

4. Cơ sở pháp lý cho việc xử lý dữ liệu

Việc xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện dựa trên một hoặc nhiều cơ sở pháp lý sau:

– Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu (người lao động), do Khách hàng thu thập và quản lý.

– Thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa chúng tôi và Khách hàng.

– Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý theo quy định của pháp luật Việt Nam

Lưu ý : Dữ liệu cá nhân (đặc biệt là dữ liệu khuôn mặt) chỉ được xử lý khi có sự đồng ý rõ ràng, chủ động và tách biệt cho từng mục đích từ Người dùng cuối. Khách hàng không được sử dụng cơ chế “đồng ý mặc định” hoặc gộp chung với các quy định khác.

Khách hàng có nghĩa vụ lưu trữ toàn bộ hồ sơ chứng minh sự đồng ý hợp lệ của Người dùng cuối và cung cấp cho COMIT khi có yêu cầu (khoản 2 Điều 6 Nghị định 356/2025/NĐ-CP).

5. Vai trò xử lý dữ liệu

• Khách hàng: là Bên Kiểm soát dữ liệu. Khách hàng chịu trách nhiệm toàn diện trong việc thu thập sự đồng ý hợp pháp từ Người dùng cuối trước khi chuyển dữ liệu vào hệ thống aiTimelog.

• COMIT: là Bên Xử lý dữ liệu theo ủy quyền của Khách hàng. COMIT được miễn trừ mọi trách nhiệm bồi thường đối với Người dùng cuối nếu nguyên nhân phát sinh từ việc Khách hàng vi phạm nghĩa vụ thu thập sự đồng ý.

Chúng tôi chỉ xử lý dữ liệu theo phạm vi và mục đích được Khách hàng chỉ định.

6. Chia sẻ dữ liệu cá nhân

Chúng tôi không bán, không cho thuê dữ liệu cá nhân. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong các trường hợp:

– Theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

– Với nhà cung cấp hạ tầng kỹ thuật (máy chủ, lưu trữ, sao lưu) phục vụ vận hành hệ thống.

– Khi có yêu cầu bằng văn bản từ Khách hàng

Các bên liên quan phải tuân thủ nghĩa vụ bảo mật dữ liệu tương đương.

7. Lưu trữ dữ liệu

• Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ đặt tại Việt Nam.

• Thời gian lưu trữ theo thỏa thuận hợp đồng với Khách hàng hoặc theo yêu cầu pháp luật.

• Dữ liệu sẽ được xóa, ẩn danh hoặc trả lại Khách hàng khi chấm dứt hợp đồng.

8. Quyền của chủ thể dữ liệu

Người lao động có các quyền theo quy định pháp luật, bao gồm:

– Quyền được biết về việc xử lý dữ liệu.

– Quyền đồng ý và rút lại sự đồng ý (thông qua Khách hàng).

– Quyền truy cập, chỉnh sửa dữ liệu.

– Quyền yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu.

– Quyền khiếu nại, tố cáo theo quy định

Lưu ý: Mọi yêu cầu thực thi quyền của Người dùng cuối cần được gửi trực tiếp đến Khách hàng (Đơn vị sử dụng lao động). COMIT sẽ thực thi các biện pháp kỹ thuật trên hệ thống ngay khi nhận được lệnh hợp lệ từ Khách hàng theo đúng thời hạn quy định (không quá 48-72 giờ tùy yêu cầu).

9. Biện pháp bảo mật dữ liệu

Chúng tôi áp dụng các biện pháp phù hợp bao gồm:

– Mã hóa dữ liệu nhận dạng khuôn mặt và dữ liệu chấm công.

– Phân quyền truy cập nghiêm ngặt.

– Giám sát, ghi log và sao lưu hệ thống.

– Đào tạo nhân sự về bảo vệ dữ liệu cá nhân

– Khi xảy ra sự cố, COMIT sẽ phản hồi và phối hợp với Khách hàng thông báo cho Cục A05 trong thời hạn luật định (thường là 72 giờ).

10. Cookie và công nghệ tương tự

Ứng dụng có thể sử dụng cookie hoặc công nghệ tương tự để:

– Duy trì phiên đăng nhập quản trị.

– Đảm bảo an toàn hệ thống.

– Cải thiện hiệu năng và trải nghiệm sử dụng

11. Thông tin liên hệ

Mọi thắc mắc hoặc yêu cầu liên quan đến Chính sách bảo mật, vui lòng liên hệ:

• Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỄN THÔNG- TIN HỌC

• Email: sales@comitcorp.com

• Địa chỉ: Tầng 9, tòa TTC, phố Duy Tân, Phường Cầu Giấy, TP Hà Nội, Việt Nam.

12. Thay đổi chính sách

Chính sách này có thể được cập nhật theo thời gian. Mọi thay đổi quan trọng sẽ được thông báo cho Khách hàng và công bố trên Ứng dụng.

Việc tiếp tục sử dụng aiTimlog đồng nghĩa với việc Khách hàng và Người dùng cuối chấp nhận Chính sách bảo mật đã được cập nhật.

Ngày cập nhật cuối: 07 Tháng 4 năm 2026